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Les étapes indispensables pour la mise en place d’un SVI

Les étapes indispensables pour la mise en place d'un SVI

Plus exigeants aujourd’hui, les consommateurs accordent beaucoup d’intérêt à la manière dont les entreprises prennent en charge leurs appels et demandes. Pour renforcer leur service téléphonique et le rendre plus performant, les sociétés adoptent alors de plus en plus le SVI.

Les objectifs du recours massif à cet outil sont la réduction de l’effort client et la satisfaction client pour construire une relation client solide et qualitative. Pour réaliser ce but, il est nécessaire de miser sur un bon serveur vocal interactif et de réussir sa configuration en tenant compte des étapes incontournables. On vous dit tout sur la mise en place d’un SVI dans ce billet.

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Choisir un bon serveur vocal interactif

Le serveur vocal interactif proposé par Dexem s’est imposé ces dernières années comme un outil informatique indispensable en entreprise. Assistant virtuel performant aux multiples fonctionnalités, il permet d’assurer une prise en charge de qualité des appels entrants. Ces derniers sont qualifiés de manière automatique, puis transférer pour un traitement rapide des préoccupations du client.

Mieux, avec l’outil, l’intervention des conseillers n’est pas indispensable avant le traitement de nombreuses demandes des clients. Pour tirer profit de ces bénéfices impressionnants, il faut choisir un SVI fiable et qualifié qui offre une liberté de configuration et une autonomie dans sa gestion.

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Construire un menu DTMF simple et court

Pour mettre en place un SVI dans un centre d’appel, il faut d’abord bien le configurer. Ce qui séduit le plus avec le SVI, c’est qu’il est personnalisable à 100 %. Chaque entreprise construit l’arborescence de l’outil au regard de ses besoins et des habitudes de ces clients.

Les étapes indispensables pour la mise en place d'un SVI

Au moment de la configuration du menu DTMF, il faut déterminer le nombre de menus interactifs à intégrer à l’outil. Idéalement, n’en créez pas plus de 5. Pour chaque menu, concevez des sous-menus interactif et prévoyez pour finir un chemin d’accès à la prise en charge par un conseiller.

Créer des messages de qualité pour chaque menu du SVI

Maintenant que l’architecture de votre serveur vocal interactif est créée, finalisez la configuration de l’outil en y intégrant les messages audio. Ce sont eux qui vont permettre l’interaction et orienter le client. Concevez des messages faciles à comprendre et courts. Évitez l’usage de la voix robotisée et prévoyez pour après chaque message la possibilité de revenir en arrière ou de réécouter.

Choisir le ou les sons à intégrer au SVI

On recommande de configurer une musique d’accueil au serveur vocal interactif. Elle doit être calme et professionnelle pour rendre plus agréable l’expérience d’appel du client. Pour éviter l’agacement de la redondance, sélectionnez un son pour chaque menu interactif. N’hésitez pas à concevoir des bandes sons originales pour surprendre le client. Attention tout de même à veiller sur la qualité de l’audio avec le son.

Configurer le transfert automatique des appels

Le serveur vocal interactif ne se limite pas à la qualification des appels en entreprise. Il permet également le transfert vers le collaborateur compétent. Avant de mettre en place l’outil, configurez donc les numéros des différents services de l’entreprise auxquels les appels peuvent être transférés. Organisez la prise en charge et le transfert avec attention et profiter de l’automatisation du SVI pour une distribution fluide et performante des appels dans votre entreprise.